مستندسازی، یکی از راه های ارتقاء و تثبیت جایگاه روابط عمومی هاست

شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- بارها درگردهمائی های مختلف دیده و شنیده ایم که مدیران روابط عمومی در سازمان های خود از جایگاه شایسته ای نسبت به سایر مدیران آن سازمان برخوردار نیستند ولی غافل ازاین موضوع هستند که خود بایستی در استحکام جایگاه روابط عمومی در سازمان کوشش و ممارست نمایند.

همانگونه که می دانید فعل روابط عمومی کیفی ست و اثبات عملکرد خوب و موثر روابط عمومی ها از سوی مدیران روابط عمومی بسیار دشوار است البته راهکارهای بسیاری برای حل این مشکل وجود دارد که در اینجا به یکی از موثرترین آنها اشاره می کنم.

همانگونه که ذکر شد عملیاتی که روابط عمومی ها در طول سال انجام می دهند قالبا کیفی ست و قابل سنجش با اعداد و ارقام نمی باشد. بطور مثال در طول سال تبلیغات بسیاری بمنظور معرفی خدمات هر سازمان صورت میگیرد ودر جلسات کنترل عملکرد، مدیرانی سربلند وبا اقتدار به ارائه عملکرد می پردازند که قبلا مستندات خوبی جمع آوری وآماده کرده باشد.

 این مستندات می تواند نمودارمقایسه ای میزان افزایش درآمد، نمودارمقایسه ای تعداد مشتریان، نمودارمقایسه ای میزان تراکنش های بانکی ویا بازدید مشتریان از کالاها ودیگر آیتمها باشد. از سوی دیگر برنامه های عملیاتی صورت گرفته در حوزه روابط عمومی نظیر میزان هزینه ای تبلیغات، برگزاری نمایشگاه ها،همایشها، نظرسنجی ها وغیره نیز از دیگر مواردی می باشد که بایستی به آنها توجه کرد.

 تمامی این موارد بایستی هر روز توسط کارشناس مربوطه رصد وبه صورت ماهانه به مدیران روابط عمومی وهرسه ماه یکبار به مدیران ارشد گزارش شود وتاکید می شود به همراه ارائه گزارش توضیحات تکمیلی به صورت شفاهی نیز ارائه شود. لزوم جمع آوری وارائه گزارش عملکرد علاوه بر تثبیت جایگاه روابط عمومی به دوعلت مهم می باشد:

۱- جمع آوری بانک اطلاعاتی برنامه عملیاتی گوناگون تبلیغاتی باتوجه به استراتژی های مختلف سازمان درسالهای گذشته بمنظور بهره برداری مدیران روابط عمومی بعدی
۲- کمک به تهیه وتدوین گزارش عملکرد سالانه روابط عمومی در سالهای آتی مانند تهیه نمودارهای مقایسه ای

محمود احمدی

مدیر روابط عمومی باشگاه پیام و بازرس انجمن