راهکار شما برای تغییر نگرش مثبت مدیران و همکاران سازمان به روابط عمومی چیست؟

اشاره

راهکار شما برای تغییر نگرش مثبت مدیران و همکاران سازمان به روابط عمومی چیست؟ این پرسش توسط انجمن متخصصان روابط‌عمومی برای نظرخواهی از استادان، مدیران، کارشناسان و دانشجویان روابط‌عمومی و سایر علاقمندان مطرح شد. تاکنون تعدادی از شاغلان روابط‌عمومی به این پرسش پاسخ دادند که در وب‌سایت و کانال تلگرامی انجمن و همچنین شارا منتشر شد.

بیایید تعدادی از پاسخ‎ ها که دیدگاه‌‎های متفاوتی دارند را بررسی کنیم:

زمینه “مشارکت کارکنان” را در “تصمیم سازی و تصمیم گیری ها” بیشتر کنید
دکتر حسین امامی؛ رئیس انجمن متخصصان روابط عمومی ایران

قبل از هرچیزی بررسی کنید نگرش مدیران و همکاران به روابط عمومی تان چیست.

تصویری که می خواهید از روابط عمومی شما در اذهان نقش ببندد را از قبل طراحی و برنامه ریزی کنید.

به فکر “دغدغه های همکاران” باشید.

در پی “ایجاد روابط سودمند متقابل” با همکارانتان باشید.

همکاران بدانند در سازمان منافع آنها را در نظر دارید. روابط عمومی شخص خاصی نیستید. روابط عمومی سازمانتان هستید.

“همدلی سازمانی” را ترویج دهید. زمینه “مشارکت کارکنان” را در “تصمیم سازی و تصمیم گیری ها” بیشتر کنید.

نگذارید “اعتماد” همکارانتان به روابط عمومی کاهش یابد.

حضور برخی افراد تبعیدی و غیرمتخصص اوضاع را بدتر می کند.

انصافا کار سخت، پیچیده، تخصصی و پراسترسی است که هم وکیل مدافع سازمان باشی و هم مدعی العموم و از طرفی به فکر برطرف کردن دغدغه همکارانت هم باشی.

 

به تحلیل وضع موجود روابط عمومی و تبیین نقاط ضعف و قوت شان نیازمندیم
سعید معادی؛ نائب رئیس هیات مدیره انجمن متخصصان روابط عمومی

همانگونه که شکل گیری نگرش نسبت به یک موضوع و یک پدیده در یک فرد و جامعه مشمول زمان و تاثیر مولفه های مستقیم و ‌ غیر مستقیم در فرد ، جامعه و گروه می شود، تغییر آن نیز مستلزم بهره گیری و نقش آفرینی عناصر متفاوت در یک بازه زمانی است.

تغییر نگرش مدیران و کارکنان نسبت به روابط عمومی مستلزم تحلیل واقع بیینانه و عالمانه و آگاهانه از سوی متخصصان و صاحب نظران روابط عمومی نسبت به وضع موجود روابط عمومی و ‌ تبیین و تشریح نقاط ضعف و قوت آن از یک سو و انطباق و ارتباط این وضعیت با نوع نگرش مدیران و کارکنان و در نهایت اتخاذ یک راهکار اجرایی هدفمند برای تغییر و بهبود و اصلاح می باشد.

قدر مسلم رویکرد و کار کرد روابط عمومی اگر مبتنی بر علم، آگاهی، دانایی و توانایی در سایه حمایت منطقی مدیران ارشد فهیم باشد و اثر این قابلیت و ظرفیت در سطح سازمان برای مدیران و کارکنان ملموس و برای مردم ‌ جامعه مشهود باشد زمینه ساز تغییر نگرش و باور پذیری بیشتر به صورت سیستماتیک می شود

۱۲ راهکار برای ایجاد، حفظ و گسترش نگرش مثبت مدیران و کارکنان به روابط عمومی
محمد امامی؛ رئیس انجمن متخصصان روابط عمومی استان یزد

۱) خدامحوری ، اخلاق مداری و مردم داری
۲) حفظ کرامت انسانی همه کارکنان و مدیران
۳) تلاش و مشارکت برای ایجاد یک سازمان یادگیرنده
۴) رعایت ادب و صداقت و درست کرداری و وفای به عهد
۵) شناخت و آگاهی از نیازها و انتظارها و احساس کارکنان و مدیران
۶) شناخت و آگاهی از نیازها و برنامه ها و اولویت ها و امکانات سازمان
۷) جلب مشارکت کارکنان در عرصه های تصمیم سازی و مسایل مهم سازمان
۸) پرهیز از روش های تحکمی، تهدیدآمیز و سرکوبگرانه و دروغ و فریبکاری و ریاکاری
۹) تلاش برای تامین نیازها،انتظارها و خواسته های منطقی و قانونی کارکنان و مدیران
۱۰) ترویج گفت و گو و نقادی و نقدپذیری برای دستیابی به تفاهم و گشودن باب همدلی
۱۱) ارتقای بینش، دانش و مهارت های تخصصی روزآمد و اثربخش برای کارگزاران روابط عمومی
۱۲) ترویج فرهنگ عذرخواهی و عذرپذیری، به جای ترویج رفتارهای مچ گیرانه و کینه توزی و هتاکی

فعالیت هایی که خروجی قابل مشاهده ندارد اطلاع رسانی کنید
محسن کریمی؛ مدیر ارتباطات بانک خاورمیانه

عموما همکاران سایر مدیریت ها هیچ ذهنیتی از فعالیتهای کارشناسان روابط‌عمومی ندارند و صرفا نمودهای بیرونی آن نظیر پوستر،پیام و خبر را مشاهده و تصور می کنند. مجموعه کارهای روابط‌عمومی در همین خروجی ها خلاصه می شود.

به طور مختصر کارهایی را که همکاران روابط‌عمومی به صورت روزانه انجام می دهند فهرست کنید و به اطلاع مدیران و همکاران سایر بخش ها برسانید.

فعالیت های پژوهشی، رصد انواع رسانه ها،ایده پردازی، تولید محتوا و صدها فعالیت دیگر روابط‌عمومی معمولا خروجی مستقیم و قابل مشاهده برای بسیاری از مدیران و همکاران ندارد و لازم است برای آگاهی آنان یادآوری شود.

روابط‌عمومی برای ایجاد فضای گفت‌وگو در داخل سازمان تلاش کند
دکتر امیر لعلی؛ مدیر امور بازاریابی و روابط‌عمومی بانک صادرات ایران

توجه روابط‌عمومی‌ها به ارتباطات درون‌سازمانی بسیار حائز اهمیت است. در کمتر روابط‌عمومی‌ای، ساختار ارتباطات درون‌سازمانی وجود دارد.

همان‌طور که ایجاد نگاه مثبت نسبت به سازمان در رسانه‌ها و فضای عمومی، به عملکرد روابط‌عمومی نسبت داده می‌شود و همکاران هم آن را درک می‌کنند، لازم است روابط‌عمومی در درون سازمان هم چنین نقشی ایفا کند.
صداقت و کمک به ایجاد فضای گفت‌وگو در سازمان، نقش درون‌سازمانی روابط‌عمومی را مهم‌تر می‌کند.

همکاران باید حس کنند صدای‌شان در سازمان شنیده و مطالبات‌شان از سوی روابط‌عمومی پیگیری می‌شود.

روابط‌عمومی وظیفه امیدآفرینی و شادابی سازمانی را برعهده دارد
دکتر احمد یحیایی ایله ای؛ مدرس دانشگاه و پژوهشگر روابط‌عمومی

شادابی سازمانی یکی از اهداف استراتژیک روابط‌عمومی در هر سازمانی است.

برای این کار و توسعه شادابی سازمانی یکی از وظایف روابط‌عمومی تغییر نگرش ها و پندارهای منفی به مثبت است. یعنی روابط‌عمومی وظیفه امیدآفرینی و تولید انرژی مثبت را در سازمان عهده دار هستند.

در یک تحقیق آسیب شناسی ارتباطات درون سازمانی در یکی از شرکتهای ایرانی که توسط اینجانب انجام شد مشخص شده است که شادابی و توسعه مثبت اندیشی ریشه های ساختاری، زمینه ای و رفتاری دارد و لازم است تمامی برای تغییرات مثبت تمامی ابعاد کار در نظر گرفته شود.

لذا روابط‌عمومی در بهبود ساختار مثبت سازمانی، شایسته سالاری، تقویت مهارتهای ارتباطی مدیران، تقویت مشارکت عمومی و اختصاصی کارکنان در فعالیتهای سازمان، بهبود انتقادپذیری و امثالهم می تواند نقش آفرین باشد و نگرش و ذهنیت مثبت مدیران و کارکنان تقویت کند.

برای تغییر نگرش مدیران به روابط‌عمومی، “اعتماد کارکنان” را جلب کنید
مریم وحیدنیا؛ مدیر روابط‌عمومی بانک پارسیان

جلب اعتماد کارکنان در همراهی متقابل با ایشان، رازداری وانتقال بهینه و امن خواسته ها و پیام های شان به مدیران و پیگیری این درخواستها،پذیرش انتقادها در جهت برطرف کردن یا توضیح و شرح در کنار اطلاع رسانی به هنگام و موثر از نکات مهم است.

همکاران روابط‌عمومی باید یقین بدانند که برای اثرگذاری بیشتر بر افکار عمومی و ذینفعان به همراهی همکاران نیازمندند.

اهمیت دادن مدیر ارشد سازمان به روابط‌عمومی، نگرش منفی دیگران را تغییر می دهد
دکتر محسن اشرف پور؛ مدرس دانشگاه و مدیر سابق روابط‌عمومی های وزارت اقتصاد و بانک توسعه صادرات

الزامات قانونی دال بر اینکه روابط‌عمومی حتما باید سخنگوی رسمی سازمان باشد توسط مراجع ذیربط تصویب و به سازمانها ابلاغ شود.

مهم شدن روابط‌عمومی در نگاه مدیر ارشد سازمان و حمایت های او، موجب می شود مدیر این واحد برای حفظ و تثبیت جایگاه خود به فکر تقویت اداره روابط‌عمومی به لحاظ کمی و کیفی بیفتد.

دستاورد این ارتقای کیفیت، افزایش اعتبار حرفه ای روابط‌عمومی آن سازمان نزد رسانه ها و همچنین مقبولیت عمومی بین مدیران و همکاران درون سازمان خواهد بود.

در یک کلام، تغییر نگرش مثبت ذینفعان نسبت به روابط‌عمومی و اعتبار این مجموعه – اگر بناست که موقتی نباشد و با آمدن و رفتن یک مدیر ارشد فرو نریزد – مستلزم تحقق سلسله یا زنجیره ای از اقدامات بهم پیوسته بالا است که هر گام، به نوعی پیش نیاز گام بعدی است.

“اخلاق مداری” و “دانش تخصصی” باعث مقبولیت روابط‌عمومی در سازمان می شود
محمد احمدی آذر، مدیر روابط‌عمومی و تبلیغات بانک تجارت

روابط‌عمومی موفق دو خصلت اصلی دارد: اخلاق مداری و سمپاتی بالا
اگر اخلاق مدار باشی مقبولیت داری، برای سمپاتی دو آیتم نیاز است تخصص و تجربه بر حوزه اصلی کارکردی سازمان.

اگر دانش کافی در زمینه تخصصی کاری خود نداشته باشد، درک درستی از وقایع داخل سازمان و محیط بیرونی نخواهد داشت و نمی تواند فرصت ها و تهدید ها را به موقع رصد کند همچنین نمی تواند در نقش یک هاب اطلاعاتی بین حوزه های مختلف ارتباط ایجاد کند.

به عنوان مثال، روابط‌عمومی یک بانک باید در حوزه های اعتباری، شناخت مشتری و بازار، طراحی و توسعه محصول، عملیات درون شعبه، حقوقی، تحلیل های مالی، نیروی انسانی، بخشنامه ها و… شناخت و تجربه کافی داشته باشد. این گونه در سازمان مقبولیت داری در عین حال راهگشا هستی.

روابط عمومی ها در سازمان “نیازی” را برطرف و “مسئله ای” را حل کنند
رامین آرمات؛ دانشجوی دکتری ارتباطات و مشاور روابط عمومی

یکی از راهکارهای کاربردی برای تغییر نگرش مثبت مدیران و همکاران سازمان به روابط عمومی این است که روابط عمومی ها باید ” نیازی ” در سازمان را بصورت کاربردی و معناداری مرتفع و مسئله ای را حل کنند.

به قول معروف، روابط عمومی باری را از دوش مدیریت بردارند تا سازمان خود را رفته رفته نیازمند روابط عمومی خود بداند.

این حس نیاز واقعی به روابط عمومی، وابستگی سازمانی را به این حوزه افزایش داده و در این صورت جایگاه روابط عمومی ارتقا یافته و به تدریج “موجبات تغییر نگرش سازمانی” را نسبت به روابط عمومی فراهم می کند .

توجه به ارتباطات انسانی و اطلاع رسانی درون سازمانی باعث مقبولیت روابط عمومی می شود
شیخ حسن کهزادی؛ کارشناس روابط عمومی دانشگاه پیام نور مرکز تهران شمال

انتشار نشریه داخلی، جهت اطلاع رسانی به کارکنان و مدیران سازمان به صورت هفته نامه یا ماهنامه

تهیه خبرنامه برای رسانه ها، که درآن به همه آنچه که در سازمانشان در طول یک ماه یا دوماه رخ می دهد.

تهیه خبرنامه الکترونیک؛ که روابط عمومی ها اخبار روزنامه ها و خبرگزاری ها و خبرهای درون سازمان را به طور روزانه تهیه و بریده جراید را از طریق کانال های ارتباطی برای مدیران و کارکنان ارسال کنند.

مشارکت در غم و شادی کارکنان؛ ارسال پیامک در مواقع مقتضی، نمونه از مشارکت روابط عمومی در غم و شادی کارکنان باشد را که این کار‌ها خود موجب ایجاد و یا تقویت حس همکاری کارکنان با روابط عمومی است.

راه اندازی روزنامه دیواری و مشارکت کارکنان در تولید اطلاعات هنری، که خود باعث رشد فکری کارکنان در این بخش می شود.

کلید موفقیت روابط عمومی؛ ارتباط بین مدیران و کارکنان با روابط عمومی است این ارتباط باید دوسویه باشد.

روابط عمومی باید گوش شنوای خوبی برای مشکلات همکاران باشد
لیلا جدیدی؛ مدرس دانشگاه و سردبیر نشریه گروه مپنا

روابط عمومی ها باید حلقه ارتباطی میان کارکنان سازمان و مدیران باشند
اگر کارکنان یک سازمان مطمئن باشند که روابط عمومی حلال بحران های آنها و گوش شنواست؛ نگرش مثبتی به توانمندی روابط عمومی خواهند داشت.

پیشنهاد می‌شود در «چارت سازمانی» روابط عمومی دست راست مدیریت ارشد قرار بگیرد که به عنوان بازوی اجرایی این مدیریت ، در جریان استراتژی و سیاستهای سازمان قرار بگیرد.

اگر هر سازمانی نیروی متخصص و متبهر در زمینه ارتباطات و روابط عمومی استخدام نماید مدیران ارشد سازمان در خروجی این نیروها شاهد توانمندی کارشناسان خبره میشوند و قطعا نگرشی مثبت به این مدیریت خواهند داشت.

فرایند کارهای روابط عمومی در قالب “ساختار شکست کار” ترسیم شود
سمیرا یافتیان؛ مدیر روابط عمومی بنیاد سعدی

از نظر بنده برای اینکه مدیران و کارکنان سازمان به نقش و اهمیت و سنگینی حجم کار کارمندان روابط عمومی بیشتر پی ببرند، لازم است به وسیله تصاویر یا جدول، «شکست کار » کوچکترین فعالیت نمایش داده شود.

برخی مدیران حتی تهیه خبر و گزارش‌های مهم سازمان را تا اندازه زدن چند دکمه ساده می بینند ولی اگر روند تهیه همین گزارش و دقت نظر و‌اهمیت آن را برایشان به تصویر بکشیم و مثال تهیه گزارش بی دقت با گزارش با دقت را در رسانه ها نشان دهیم، کمی بهتر متوجه خواهند شد.

ضروری است به دیگر همکاران سازمان نشان داده شود که حتی یک عکس جلسه بسیار ساده و وسایل روی میز، چنان تبدیل به خبر بد و منفی می شوند که کل یک نشست و فعالیت سازمان را زیر سوال رسانه ها یا مهمانان خارج از سازمان می‌برند که دیگر توضیح و بیان واقعیت هیچ اثری ندارد.

بی توجهی به تخصص گرایی، باعث نگرش منفی به روابط عمومی ها می شود
مژده ماهرخ مقدم؛ مدرس دانشگاه، دکتری علوم ارتباطات اجتماعی

نگاه درون سازمانی نسبت به کارکرد روابط عمومی ها تغییر کرده است و تغییر آن نیازمند بکارگیری منابع انسانی ماهر و متخصص است.

دیدگاهی وجود دارد مبنی بر اینکه روابط عمومی سازمان ها، کارکرد درخور توجهی ندارند و تنها در توزیع و انتشار اخبار و اطلاعات و تبلیغات سازمان فعالیت دارند.

نقش روابط عمومی فراتر از تشریفات است. و نباید در یک ردیف قرار گیرد.

مدیران روابط عمومی ها باید در آغاز ارتباط میان فردی موثری با پرسنل خود داشته باشند تا بتوانند نگرش ارتباطی موثر را در سازمان نیز گسترش دهند.

با شایسته سالاری، نگرش منفی به روابط عمومی بوجود نمی آید
مهدی قدیری ؛ مدیر روابط عمومی شهرداری انار و کارشناس ارشد مدیریت

بعضی مدیران (اصولا مدیران بی تجربه) اصلاً متوجه نگرش منفی همکاران و یا حتی بی تفاوتی خود به واحد روابط عمومی نمی شوند.

۱٫ مدیران می بایست آزادی عمل به مدیران روابط عمومی در انجام امور قسمت خود بدهند

۲٫ راهکار دیگر اهمیت دادن به واحد روابط عمومی بدون مقایسه با مشاغل دیگر سازمان است.

۳٫ افزایش دانش کارکنان نیز میتواند از راهکارهای مفید باشد.

۴٫ تقویت رضایت مندی کارکنان، تقسیم قدرت در بین کارکنان و … باعث میشود کارکنان دائماً در حال پویایی باشند در چنین سازمانی به هیچ وجه بی تفاوتی و نگرش منفی به دیگر واحد ها بوجود نمی آید.

۵٫ شایسته سالاری نیز یک راهکار مناسبی است. زمانی که این اتفاق مهم در سازمان ها رخ دهد خود به خود نگرش منفی همکاران به یکدیگر در سازمان از بین خواهد رفت.

۶٫ مشارکت کارکنان در تصمیمات سازمان موجب رفع دیدگاه های منفی خواهد شد.

روابط عمومی باید در پی افزایش همیت سازمانی باشد
سیدمحمدحسین استاد؛ مدیر روابط عمومی بانک ایران زمین

نقطه آغاز یک روابط عمومی کارآمد، اثرگذاری بر مدیران و همکاران داخل سازمان است.

همراهی مدیران ارشد یک سازمان، می تواند مرزهای اثرگذاری یک روابط عمومی را که از داخل سازمان آغاز شده است، به سرعت به مخاطب بیرونی منتقل کند.

روابط عمومی داخلی نقش بسزایی در ایجاد یک تصویر ذهنی واحد، از برند در داخل و بیرون سازمان خواهد داشت.

یکی از آثار مهم عملکرد مطلوب روابط عمومی داخلی برروی کارکنان داخل سازمان، جلب و اقناع آنها در جهت افزایش کارآیی و عملکرد است.

آنچه مسلم است؛ جلب و تأمین رضایت ارباب رجوع میسر نخواهد شد مگر با ایجاد تفاهم بیشتر بین مدیریت و کارکنان در جهت افزایش همیت سازمانی، که از طریق روابط عمومی داخلی میسر می شود.

روابط عمومی نباید از برنامه ریزی فعالیتهای درون سازمانی غافل شود
محسن مومنی؛ رئیس اسبق روابط عمومی شرکت ملی پالایش و پخش فراورده های نفتی ایران

متاسفانه به دلیل عدم آگاهی قریب به اتفاق مدیران از روابط عمومی سطح انتظار آنان را در حد یک اداره تشریفات (بازدید های مدیریتی ) فرهنگی (مناسبت مدار ) و تولید اخبار (اخبارمدیریت ) تنزل داده است.

برای اعضاء هیات مدیره سازمانها نیز دوره و یا کارگاه تخصصی برگزار شود.

به دلیل فقدان” تفکر برنامه محور ” در اکثر سازمانهای روابط عمومی، توازن فعالیتهای اکثر روابط عمومی ها نیز بر هم خورده است.

با برنامه ریزی مناسب و تدوین اهداف،استراتژی و برنامه های بلندمدت،باید به موازات برنامه های مختلف در حوزه های مختلف برون سازمانی به فعالیتهای درون سازمانی روابط عمومی نیز توجه کرد.

روابط عمومی باید درون و بیرون سازمان را همزمان اقناع کند
نادر اکبری وند؛ مدیر روابط عمومی بانک ملی ایران

فعالیت های روابط عمومی باید منسجم باشد.

همچنین در برخی سازمان ها متاسفانه نگاه تخصصی به روابط عمومی وجود ندارد و کارکنان ناکارآمد در این واحد به کار گرفته می شوند.

آنچه می تواندنگرش به روابط عمومی را مثبت کند، تعریف کردن فعالیت های مستمر، درست و دقیق در دو حوزه برون سازمان و درون سازمانی است.

اطلاع رسانی مستمر خدمات سازمان به کارکنان، پیش دستی در ارائه اطلاعات درست نسبت به رسانه ها بیرونی و دفاع از کارکنان در برابر هجمه های ناجوانمردانه بیرونی می تواند نگاه کارکنان را نسبت به روابط عمومی تغییر دهد.

اقناع کارکنان نسبت به آن چه در سطوح مختلف مدیریتی سازمان رخ می دهد در کنار تلاش برای اطلاع رسانی درباره آن چه به نفع آنها انجام شده است، می تواند روابط عمومی مطلوبی را برای سازمان بسازد.